Aviso de Privacidad

AIONIS S.A.S., actuando según el caso como Responsable o como Encargado del Tratamiento de Datos Personales, informa a los titulares que los datos personales que sean recolectados, almacenados, usados, circulados o suprimidos serán tratados conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes.

1. RESPONSABLE / ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Razón social: AIONIS S.A.S.

NIT: 901.882.982-1

Correo: info@aionis.net

Teléfono: 320 6324759

Dirección: Calle 173 No. 18-60, Bogotá D.C., Colombia

Sitio web: www.aionis.net

Representante Legal y Oficial de Privacidad: Lizeth Lorena Godoy Correa

Cuando AIONIS S.A.S. actúe como Encargado del Tratamiento, lo hará por cuenta de las instituciones o clientes que ostenten la calidad de Responsables del Tratamiento, quienes determinan las finalidades y condiciones del tratamiento de los datos personales.

La Representante Legal podrá asumir simultáneamente las funciones de Oficial de Privacidad y Oficial de Seguridad de la Información, o designar a personas distintas para cada rol mediante designación interna formal.

2. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales serán tratados, entre otras, para las siguientes finalidades:

- Ejecutar el objeto social de AIONIS S.A.S., que incluye el desarrollo, implementación y soporte de soluciones de tecnología educativa.

- Gestionar relaciones contractuales, comerciales, laborales y/o académicas con clientes, proveedores, empleados y contratistas.

- Prestación de servicios de tecnología educativa, incluyendo plataformas de gestión académica, herramientas de monitoreo y apoyo a procesos educativos.

- Cumplir obligaciones legales, contractuales, tributarias y regulatorias aplicables a AIONIS S.A.S.

- Atender peticiones, consultas y reclamos presentados por titulares de datos personales.

- Garantizar la seguridad de la información y de los sistemas tecnológicos.

- Las demás finalidades descritas en la Política de Tratamiento de Datos Personales de AIONIS S.A.S.

3. TIPOS DE DATOS TRATADOS

Según la relación con AIONIS S.A.S., se pueden tratar las siguientes categorías de datos personales:

- Datos de identificación (nombre, documento de identidad, NIT)

- Datos de contacto (correo electrónico, teléfono, dirección)

- Datos laborales y profesionales (cargo, empresa, información académica)

- Datos contractuales y financieros (relacionados con la ejecución de contratos)

Cuando la naturaleza del servicio lo requiera, y con autorización previa, expresa y específica del titular, AIONIS puede tratar datos sensibles, incluyendo datos biométricos, conforme a las finalidades autorizadas y bajo medidas especiales de protección.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES

- Como titular de los datos personales, tienes derecho a:

- Conocer, acceder, actualizar y rectificar tus datos personales.

- Solicitar prueba de la autorización otorgada.

- Ser informado sobre el uso que se le ha dado a tus datos personales.

- Revocar la autorización otorgada, cuando sea procedente.

- Oponerte al tratamiento de tus datos personales por razones legítimas.

- Solicitar la supresión del dato cuando sea procedente.

- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

- Acceder de forma gratuita a tus datos personales.

5. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante solicitud dirigida a:

Correo electrónico: info@aionis.net

Teléfono: 320 6324759

Dirección: Calle 173 No. 18-60, Bogotá D.C., Colombia

Área responsable: Área de Representación Legal y Protección de Datos

Responsable: Lizeth Lorena Godoy Correa (Representante Legal y Oficial de Privacidad)

Plazos de respuesta:

- Consultas: Máximo 10 días hábiles

- Reclamos: Máximo 15 días hábiles

- Prórroga excepcional: 8 días hábiles adicionales (con notificación previa)

6. MEDIDAS DE SEGURIDAD

AIONIS S.A.S. implementa medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales, incluyendo:

- Cifrado de información en tránsito y en reposo

- Control de acceso basado en roles y principio de mínimo privilegio

- Auditorías y monitoreo continuo de sistemas

- Capacitación del personal en protección de datos

- Almacenamiento en infraestructura tecnológica administrada por proveedores que cuentan con certificaciones internacionales de seguridad cuando aplique.

7. CONSERVACIÓN DE DATOS

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables, conforme a los plazos de conservación establecidos en la Política de Tratamiento de Datos Personales de AIONIS S.A.S.

8. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

Los datos personales pueden ser compartidos con:

- Instituciones educativas clientes (cuando AIONIS actúe como Encargado del Tratamiento)

- Proveedores de servicios tecnológicos y de hosting

- Autoridades competentes cuando sea legalmente requerido

- Terceros, con autorización previa del titular

AIONIS S.A.S. no vende, alquila ni comercializa datos personales con fines ajenos a la prestación de sus servicios.

9. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Política de Tratamiento de Datos Personales de AIONIS S.A.S. se encuentra disponible para consulta en:

- Sitio web: www.aionis.net

- Correo electrónico: info@aionis.net

En dicha política se describen de manera detallada los tipos de datos tratados, las finalidades específicas, los procedimientos para el ejercicio de derechos, las medidas de seguridad implementadas y los plazos de conservación.

Para información específica sobre el tratamiento de datos en productos o servicios particulares de AIONIS S.A.S., consulte las políticas de privacidad correspondientes publicadas en nuestro sitio web.

10. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)

AIONIS S.A.S. verificará la aplicabilidad de la obligación de inscripción y actualización ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) y dará cumplimiento únicamente cuando legalmente resulte exigible, respecto de las bases de datos personales en las que actúe como Responsable del Tratamiento.

Cuando AIONIS S.A.S. actúe como Encargado del Tratamiento por cuenta de una institución o cliente que ostente la calidad de Responsable del Tratamiento, la obligación de inscripción y administración de la base de datos ante el RNBD corresponde al Responsable, sin perjuicio de las obligaciones de seguridad, confidencialidad y demás deberes aplicables al Encargado conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

11. MODIFICACIONES

AIONIS S.A.S. se reserva el derecho de modificar este Aviso de Privacidad. Las modificaciones serán comunicadas oportunamente a través de los canales habituales de contacto.

12. VIGENCIA

El presente Aviso de Privacidad rige a partir del 27 de enero de 2026 y permanecerá vigente mientras AIONIS S.A.S. realice el tratamiento de datos personales.

Versión: 1.2

Fecha de vigencia: 27 de enero de 2026

Próxima revisión: 27 de enero de 2027

Lizeth Lorena Godoy Correa

Representante Legal y Oficial de Privacidad

AIONIS S.A.S.

Fecha: 27 de enero de 2026

Firma: Lizeth Lorena Godoy Correa